In der Unternehmensberatung sind ERP-Projekte eine häufige Herausforderung, da sie nicht nur technisches Wissen, sondern auch fundiertes Projektmanagement erfordern. In diesem Blogartikel möchte ich ein konkretes Beispiel aus der Medizinproduktebranche vorstellen, bei dem wir ein ERP-Projektleitungscoaching erfolgreich durchgeführt haben. Dieses Coaching war entscheidend für den Erfolg der ERP-Implementierung in einem Unternehmen mit rund 200 Mitarbeitern.
Ausgangslage: Unerfahrene Projektleitung und hohe Anforderungen
Das Unternehmen stand vor der Aufgabe, ein neues ERP-System einzuführen, um die internen Prozesse zu verbessern und das weitere Wachstum zu unterstützen. Die ausgewählte Projektleitung hatte jedoch keinerlei Erfahrung im Management von ERP-Projekten. Dies stellte eine erhebliche Hürde dar, denn neben der fachlichen Komplexität eines solchen Systems kommt es in solchen Projekten oft zu organisatorischen Herausforderungen. Die Leitung sollte nicht nur die technische Implementierung begleiten, sondern auch sicherstellen, dass die Einführung im geplanten Zeit- und Budgetrahmen erfolgt und gleichzeitig potenzielle Konflikte im Team erkannt und gelöst werden.
Vor diesem Hintergrund traten wir mit einem klaren Ziel an: Die Projektleitung in Form eines "Training-on-the-job"-Ansatzes zu coachen, um sie während des gesamten ERP-Projekts zu unterstützen und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass das Projekt effizient und im vorgegebenen Rahmen abgeschlossen werden konnte.
Analyse und Vorgehensweise
Unsere Arbeit begann mit einer gründlichen Analyse der bestehenden Prozesse und einer Bewertung der bereits festgelegten Projektziele. Dabei ermittelten wir nicht nur die Stärken und Schwächen des Unternehmens, sondern auch den aktuellen Stand der Projekterfahrung des verantwortlichen Teams. Es war uns wichtig, nicht nur die technischen Anforderungen des ERP-Systems zu verstehen, sondern auch die Dynamiken innerhalb des Projektteams zu berücksichtigen.
Im nächsten Schritt entwickelten wir in enger Zusammenarbeit mit den Key-Usern und dem Managementteam maßgeschneiderte Umsetzungsstrategien. Unser Ansatz zielte darauf ab, die Projektleitung durch ein praxisnahes Coaching in ihre Rolle hineinwachsen zu lassen. Durch Schulungen, regelmäßige Abstimmungen und kontinuierliche Unterstützung konnten wir sicherstellen, dass sie sowohl fachlich als auch organisatorisch die Kontrolle über das Projekt behielt.
Die Herausforderung: Zeit, Budget und Teamdynamik
Die zentralen Herausforderungen bei diesem Projekt waren vor allem drei Punkte:
- Projektleitungscoaching während des Projekts: Ein klassisches "Training-on-the-job", bei dem die Projektleitung Schritt für Schritt die notwendigen Fähigkeiten erlernen musste, um ein ERP-Projekt erfolgreich zu führen. Das stellte uns vor die Herausforderung, den Coaching-Prozess so zu gestalten, dass die Einführung des ERP-Systems nicht verzögert wurde.
- Sicherung von Zeit- und Budgetvorgaben: ERP-Projekte neigen dazu, Zeit- und Budgetrahmen zu sprengen, wenn sie nicht sorgfältig gesteuert werden. Hier war es wichtig, die Projektleitung durch gezielte Methoden im Projektmanagement so zu stärken, dass sowohl die geplante Zeit als auch die Kosten eingehalten wurden.
- Konflikte im Projektteam: Gerade in Projekten, die unter hohem Druck stehen, entstehen oft zwischenmenschliche Konflikte. Unsere Aufgabe war es, diese frühzeitig zu erkennen und gemeinsam mit der Projektleitung Lösungen zu entwickeln. So konnten wir sicherstellen, dass das Team auch in kritischen Phasen effizient und harmonisch zusammenarbeitete.
Lösungsansatz: Change Management und agile Anpassungen
Neben dem Projektleitungscoaching war das Change Management ein wesentlicher Bestandteil unseres Lösungsansatzes. Die Einführung eines ERP-Systems bringt weitreichende Veränderungen in den täglichen Abläufen mit sich. Um sicherzustellen, dass diese Veränderungen von den Mitarbeitern angenommen und effektiv umgesetzt werden, haben wir das Projektteam eng in den Veränderungsprozess eingebunden.
Durch regelmäßige Meilensteinüberprüfungen konnten wir sicherstellen, dass die Umsetzung der Maßnahmen im Einklang mit den gesteckten Zielen verlief. Wo es nötig war, nahmen wir agile Anpassungen vor, um auf unvorhergesehene Herausforderungen schnell und effektiv zu reagieren. Ein zentraler Aspekt war dabei die kontinuierliche Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten, um Missverständnisse zu vermeiden und den Fortschritt transparent zu machen.
Ergebnisse: Erfolgreiche Einführung und gestärktes Projektteam
Nach Abschluss des Projekts konnten wir auf eine erfolgreiche ERP-Einführung zurückblicken. Die Projektleitung, die zu Beginn des Projekts keine Erfahrung im ERP-Projektmanagement hatte, war durch das Coaching in der Lage, das Projekt souverän zu steuern und die Zeit- und Budgetvorgaben einzuhalten.
Die harmonische Zusammenarbeit im Team, die wir durch frühzeitiges Erkennen und Lösen von Konflikten sicherstellten, war ebenfalls ein entscheidender Faktor für den Erfolg des Projekts. Darüber hinaus profitierten die Mitarbeiter von einer standardisierten und optimierten Prozesslandschaft, die sowohl die Effizienz des Unternehmens steigerte als auch dessen Wettbewerbsfähigkeit langfristig sicherte.
Fazit: Der Erfolg durch gezieltes Projektleitungscoaching
Dieses Projekt zeigt deutlich, wie wichtig ein gut strukturiertes Coaching im Rahmen von komplexen ERP-Projekten sein kann. Durch die Kombination aus gezieltem Training, laufender Unterstützung und Change Management konnten wir nicht nur ein funktionierendes ERP-System einführen, sondern auch die Projektleitung und das Team nachhaltig stärken. Die Einführung verlief im Zeit- und Budgetrahmen, und das Unternehmen ist nun in der Lage, das ERP-System effektiv zu nutzen und zukünftige Herausforderungen zu meistern.
