In meiner Beratungstätigkeit stoße ich immer wieder auf Projekte, die sich besonders herausfordernd gestalten. Ein herausragendes Beispiel hierfür ist die Wiederaufnahme eines ERP-Projekts in einem mittelständischen Lebensmittelproduktionsunternehmen, das nach mehreren Jahren ins Stocken geraten war. Das Unternehmen, mit etwa 80 Mitarbeitern, stand vor der Aufgabe, ein ERP-System zu implementieren, das einerseits die internen Prozesse optimiert und andererseits das jährliche Wachstum von rund 10 % unterstützt. Hier möchte ich die wichtigsten Schritte und Ergebnisse unseres Vorgehens erläutern.
Ausgangslage: Projekt auf der Kippe
Das ERP-Projekt hatte bereits eine problematische Vorgeschichte, bevor wir hinzugezogen wurden. Über einen Zeitraum von drei Jahren versuchte das Unternehmen in Zusammenarbeit mit einem Anbieter, der wenig Erfahrung in der Kundenbranche hatte, ein ERP-System zu implementieren. Allerdings führte diese Zusammenarbeit nicht zum Erfolg. Die Kommunikationsprobleme zwischen dem Anbieter und dem Unternehmen spitzten sich zu, bis es letztlich zum Abbruch des Projekts kam.
Die Situation war kritisch: Einerseits war ein funktionierendes ERP-System dringend notwendig, um das stetige Wachstum von 10 % jährlich zu bewältigen. Andererseits war das Budget für IT-Investitionen nahezu ausgeschöpft. Darüber hinaus war das Unternehmen daran interessiert, das ERP-System später intern eigenständig im 1st-Level-Support betreiben zu können. Unsere Aufgabe bestand darin, das Projekt mit einem stark reduzierten Budget wieder auf Kurs zu bringen und das System erfolgreich zu implementieren.
Der Neustart: Analyse und Planung
Zunächst führten wir eine detaillierte Analyse der vorhandenen Prozesse durch und bewerteten die bisherigen Bemühungen um die ERP-Implementierung. Unser Ziel war es, die Probleme zu identifizieren, die zur bisherigen Verzögerung geführt hatten, und eine klare Strategie zu entwickeln, wie das Projekt doch noch zum Erfolg geführt werden konnte.
In enger Zusammenarbeit mit den Key-Usern und dem Managementteam erarbeiteten wir eine neue Projektstruktur. Ein wichtiger Punkt dabei war die Integration der Implementierung in den laufenden Betrieb. Gerade in einem Unternehmen, das kontinuierlich wächst, ist dies eine besondere Herausforderung. Die Mitarbeiter sind bereits durch das Tagesgeschäft stark ausgelastet, und zusätzliche Aufgaben führen schnell zu Überlastungen.
Veränderungsmanagement als entscheidender Faktor
Ein wesentlicher Schlüssel zum Erfolg war das Change Management. Die Einführung eines ERP-Systems bringt nicht nur technologische Veränderungen mit sich, sondern hat auch Einfluss auf Arbeitsweisen und Abläufe im Unternehmen. Wir legten großen Wert darauf, die betroffenen Mitarbeiter von Anfang an in den Veränderungsprozess einzubeziehen. Durch Schulungen, Workshops und regelmäßige Abstimmungsrunden sorgten wir dafür, dass die Belegschaft nicht nur die neue Technologie, sondern auch die dahinterstehenden Prozesse verstand.
Diese intensive Einbindung der Mitarbeiter trug entscheidend zur Akzeptanz des neuen Systems bei. Viele von ihnen sahen schnell die Vorteile der verbesserten Abläufe, was den Übergang erleichterte. Der enge Austausch zwischen den Abteilungen war ebenfalls ein wichtiger Erfolgsfaktor. So konnten wir sicherstellen, dass die Implementierung nicht nur aus IT-Sicht erfolgreich war, sondern auch in den täglichen Arbeitsabläufen des Unternehmens reibungslos integriert wurde.
Zusammenarbeit und Flexibilität: Die Basis des Erfolgs
Ein weiterer wesentlicher Erfolgsfaktor war die enge Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten. Das Management, die Key-User und die IT arbeiteten gemeinsam auf das Ziel hin, das ERP-System zum Laufen zu bringen. Diese Zusammenarbeit sorgte dafür, dass auftretende Probleme schnell gelöst und der Projektplan auch unter schwierigen Bedingungen eingehalten werden konnte.
Durch die Definition von regelmäßigen Meilensteinen konnten wir den Fortschritt kontinuierlich überprüfen und Anpassungen vornehmen, wenn es notwendig war. Diese Flexibilität war entscheidend, um das Projekt trotz der angespannten Ausgangslage erfolgreich abzuschließen.
Die Ergebnisse: Erfolgreiche Inbetriebnahme und nachhaltiger Nutzen
Nach neun Monaten intensiver Arbeit war das ERP-System schließlich erfolgreich in Betrieb. Das Unternehmen profitierte nun von effizienteren und standardisierten Prozessen, die auf das jährliche Wachstum von etwa 10 % ausgerichtet sind. Bemerkenswert ist, dass das gesamte Projekt mit einem deutlich reduzierten Budget realisiert wurde.
Ein weiterer großer Erfolg war die Befähigung der Mitarbeiter, das System eigenständig im 1st-Level-Support zu betreiben. Dies machte das Unternehmen unabhängiger von externen Dienstleistern und stärkte die internen IT-Kompetenzen.
Fazit: Nachhaltiger Projekterfolg durch Zusammenarbeit
Abschließend lässt sich sagen, dass dieses ERP-Projekt zeigt, wie auch schwierige Projekte durch eine klare Strategie, flexible Vorgehensweisen und eine enge Zusammenarbeit erfolgreich zum Abschluss gebracht werden können. Die kontinuierliche Einbindung der Mitarbeiter und der Fokus auf Change Management spielten eine zentrale Rolle. Für das Unternehmen resultierte dies in einer nachhaltig verbesserten Wettbewerbsfähigkeit und der Fähigkeit, das weitere Wachstum effizient zu managen.
