Im Rahmen meiner Tätigkeit als Unternehmensberaterin war ich kürzlich an einer internationalen ERP-Implementierung in der Automobilbranche beteiligt, das eine besondere Herausforderung darstellte. Der Auftraggeber, ein führendes Unternehmen im Bereich der Projektfertigung Automotive, plante den Rollout eines ERP-Systems auf seine produzierenden Tochtergesellschaften weltweit. Insgesamt waren 60 Mitarbeiter an diesem Projekt beteiligt, und unser Ziel war es, ein ERP-Template zu erstellen, das als Basis für zukünftige Rollouts in anderen Standorten dienen sollte. In diesem Artikel beschreibe ich, wie wir die Herausforderungen dieses Projekts gemeistert und das Unternehmen auf den Erfolgskurs gebracht haben.
Ausgangslage: Ein globales ERP-System für Tochtergesellschaften
Die Ausgangssituation stellte sich wie folgt dar: Die deutsche Muttergesellschaft hatte bereits ein ERP-System im Einsatz und plante, dieses auf ihre internationalen Produktionsstandorte auszurollen. Dabei sollte ein spezifisches ERP-Template entwickelt werden, das den unterschiedlichen Anforderungen der kleineren produzierenden Tochtergesellschaften gerecht wurde. Diese Aufgabe erwies sich als komplex, da die Tochtergesellschaften schmalere Prozessausprägungen aufwiesen, und es somit notwendig war, das System entsprechend anzupassen.
Neben der Template-Erstellung bestand die Herausforderung darin, einen geeigneten IT-Partner für die Umsetzung zu finden. Gleichzeitig sollte das Projektteam geschult und so aufgestellt werden, dass es zukünftige Rollouts eigenständig durchführen konnte. Meine Rolle bestand darin, die Projektleitung zu coachen, das Change Management zu begleiten und die strategische Umsetzung der ERP-Einführung zu unterstützen.
Analyse und Vorgehensweise
Zu Beginn des Projekts führten wir eine detaillierte Analyse der bestehenden Prozesse durch. Es war entscheidend, die spezifischen Anforderungen der produzierenden Tochtergesellschaften genau zu verstehen, um ein maßgeschneidertes ERP-Template zu entwickeln. Eine der größten Herausforderungen hierbei ist, dass viele der Prozesse in den kleineren Standorten deutlich schlanker sind als bei der (größeren) Muttergesellschaft. Dies erfordert eine sorgfältige Anpassung der IT-Lösung, um eine Überlastung der Tochtergesellschaften zu vermeiden und gleichzeitig die notwendige Funktionalität sicherzustellen.
In enger Zusammenarbeit mit den Key-Usern vor Ort sowie dem Managementteam erarbeiteten wir ein Rollout-Template, das die schmaleren Prozesse der Tochtergesellschaften optimal abbildete. Parallel dazu starteten wir den Auswahlprozess für einen geeigneten IT-Partner, der die Umsetzung des Projekts technisch begleiten sollte. Dies erforderte eine klare Definition der Anforderungen und einen strukturierten Auswahlprozess, der die zukünftigen Bedürfnisse des Unternehmens ebenso berücksichtigte wie die kurzfristigen Projektziele.
Die größten Herausforderungen
Das Projekt brachte mehrere Herausforderungen mit sich, die wir gemeinsam mit dem Unternehmen erfolgreich bewältigen konnten:
- Erstellung eines flexiblen ERP-Templates: Die unterschiedlichen Prozessanforderungen der Tochtergesellschaften mussten so in das Template integriert werden, dass es für alle Standorte anwendbar war, ohne Komplexität hinzuzufügen. Hierbei legten wir besonderen Wert auf die Skalierbarkeit des Templates.
- Suche und Auswahl des IT-Partners: Die Auswahl eines IT-Partners, der sowohl die technischen Anforderungen verstand als auch die globale Ausrichtung des Projekts unterstützen konnte, war entscheidend für den Erfolg. Wir begleiteten diesen Prozess durch die Erstellung klarer Anforderungsprofile und die Führung von Verhandlungen.
- Projektphasen und Change Management: Da es sich um ein internationales Projekt handelte, mussten die Projektphasen klar strukturiert werden, um eine reibungslose Kommunikation und Umsetzung in den verschiedenen Ländern sicherzustellen. Das Change Management spielte dabei eine zentrale Rolle, um die Akzeptanz des neuen Systems in den Tochtergesellschaften zu sichern.
- Coaching der Projektleitung: Neben der technischen Umsetzung lag unser Fokus darauf, das interne Projektteam in den internationalen Rollout-Prozessen zu schulen. Dies war ein wesentlicher Bestandteil der Nachhaltigkeit des Projekts, da das Unternehmen zukünftige Rollouts eigenständig durchführen wollte.
Die Lösung: Strukturierte Einführung und gezieltes Coaching
Um die Herausforderungen des Projekts zu meistern, setzten wir auf eine klar strukturierte Einführung des ERP-Systems und ein intensives Coaching der Projektleitung. Das Rollout-Template wurde so entwickelt, dass es die spezifischen Anforderungen der Tochtergesellschaften erfüllte, aber gleichzeitig flexibel genug war, um zukünftige Anpassungen und Erweiterungen zu ermöglichen.
Der Auswahlprozess für den IT-Partner wurde von uns eng begleitet, um sicherzustellen, dass das Unternehmen den passenden Dienstleister für die Umsetzung findet. Durch die enge Zusammenarbeit mit den Key-Usern und dem Management konnten wir sicherstellen, dass die Projektphasen klar definiert und termingerecht umgesetzt wurden.
Besonders wichtig war uns auch die langfristige Befähigung des internen Projektteams. Durch gezielte Schulungen und Coaching-Sessions im internationalen ERP-Projektmanagement wurde das Team darauf vorbereitet, zukünftige Rollouts eigenständig durchzuführen. Dies sicherte nicht nur den kurzfristigen Erfolg, sondern stellte auch die Nachhaltigkeit des Projekts sicher.
Ergebnisse und Ausblick
Nach Abschluss des Projekts konnte das ERP-Template erfolgreich implementiert und der Rollout in der ersten Tochtergesellschaft realisiert werden. Das Unternehmen war nun in der Lage, weitere internationale Rollouts eigenständig durchzuführen und dabei auf die Erfahrungen und das Know-how des internen Projektteams zurückzugreifen. Die Zusammenarbeit mit dem IT-Partner verlief reibungslos, und die Akzeptanz des neuen Systems war in allen Tochtergesellschaften hoch.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass dieses Projekt nicht nur kurzfristige Erfolge brachte, sondern dem Unternehmen auch eine solide Basis für zukünftige ERP-Projekte lieferte. Die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens wurde durch die effizienteren Prozesse gestärkt, und das Unternehmen konnte besser auf die Anforderungen des globalen Marktes reagieren.
