Die Herausforderung des Generationswechsels in einem Unternehmen stellt viele Unternehmen vor komplexe Probleme, insbesondere wenn diese mit dem aktuellen Fachkräftemangel konfrontiert sind. In einem unserer jüngsten Projekte, das wir für ein mittelständisches Unternehmen im Bereich Anlagenbau durchführten, war diese Herausforderung besonders deutlich spürbar. Über 60 % der Mitarbeiter einer Schlüsselabteilung sollten in den nächsten vier Jahren in Rente gehen. Das Unternehmen musste schnell eine Lösung finden, um diesen personellen Umbruch zu bewältigen, die Arbeitsprozesse zu digitalisieren und gleichzeitig die Effizienz des Betriebs sicherzustellen.
Ausgangslage: Ein drohender Personalengpass
In der betreffenden Abteilung war klar, dass der Generationswechsel ohne eine gut durchdachte Planung zu erheblichen Problemen führen würde. Die neuen Fachkräfte, die benötigt werden, um die scheidenden Mitarbeiter zu ersetzen, waren auf dem Arbeitsmarkt kaum zu finden – die Qualität der verfügbaren Bewerber entsprach oft nicht den bisherigen Standards. Gleichzeitig verlangten die jungen Fachkräfte eine Arbeitsumgebung, die stärker auf digitale Prozesse ausgelegt war, um ihre täglichen Aufgaben effizienter und moderner erledigen zu können. Das Unternehmen stand vor der schwierigen Aufgabe, neue Mitarbeiter zu rekrutieren, den Wissenstransfer zu gewährleisten und die Arbeitsprozesse so umzustellen, dass sie trotz geringerer Qualifikationen der neuen Mitarbeiter weiterhin reibungslos funktionieren würden.
Analyse und Planung
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, starteten wir das Projekt mit einer umfassenden Analyse der bestehenden Arbeitsprozesse. Wir untersuchten, wie die täglichen Abläufe in der Abteilung funktionierten und identifizierten dabei die Hauptschwachstellen. Parallel dazu wurde eine detaillierte Personalprognose erstellt, die aufzeigte, wann welche Mitarbeiter das Unternehmen verlassen würden und welche Nachfolgerrollen wie besetzt werden sollten.
Ein weiterer wichtiger Aspekt der Analyse war die Betrachtung der digitalen Infrastruktur. Das Unternehmen nutzte bislang kaum digitale Tools in den täglichen Prozessen, was zu einer Abhängigkeit von individueller Expertise führte. Um den Übergang zu erleichtern, arbeiteten wir eng mit den Key-Usern und dem Management zusammen, um eine Stellenkonzeption zu entwickeln, die sowohl die zukünftigen digitalen Arbeitsprozesse als auch den Fachkräftemangel realistisch berücksichtigte. Ziel war es, die neue Generation von Mitarbeitern schneller und effizienter in die Arbeitsabläufe zu integrieren, ohne dass der Betrieb darunter leiden würde.
Herausforderungen und Lösungsansatz
Eine der größten Herausforderungen bestand darin, den Personalwechsel schrittweise und tagesgeschäftsverträglich zu gestalten. Es war klar, dass es erhebliche Risiken mit sich bringen würde, wenn 60 % der Belegschaft zur gleichen Zeit ausgetauscht würden. Daher entwickelten wir einen Plan zur schrittweisen Einführung der Nachfolger. Dieser Plan sah vor, dass scheidende Mitarbeiter frühzeitig mit ihren Nachfolgern zusammenarbeiten und den Wissenstransfer über mehrere Monate hinweg sicherstellen sollten. Dies ermöglichte nicht nur eine reibungslose Übergabe der Aufgaben, sondern bot den neuen Fachkräften auch die Möglichkeit, von den Erfahrungen ihrer Vorgänger zu lernen.
Ein weiterer zentraler Punkt war die Digitalisierung der Arbeitsprozesse. Aufgrund des Fachkräftemangels mussten wir davon ausgehen, dass viele der zukünftigen Mitarbeiter nicht das gleiche Qualifikationsniveau wie ihre Vorgänger haben würden. Um dies auszugleichen, entwickelten wir zusammen mit dem Unternehmen digitale Lösungen, die es den neuen Mitarbeitern ermöglichen würden, effizienter zu arbeiten. Hierbei handelte es sich um die Einführung automatisierter Prozesse und benutzerfreundlicher digitaler Tools, die sicherstellten, dass komplexe Aufgaben auch von weniger erfahrenen Mitarbeitern qualitativ hochwertig erledigt werden konnten.
Change Management und Unternehmensstruktur
Das Change Management war während des gesamten Projekts ein zentraler Erfolgsfaktor. Die Implementierung neuer digitaler Arbeitsprozesse sowie die Anpassung der Stellenprofile und der Unternehmensstruktur war nur durch eine enge Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern und Führungskräften möglich. Regelmäßige Schulungen und Workshops sorgten dafür, dass alle Beteiligten die neuen Arbeitsabläufe verstanden und sich mit den digitalen Tools vertraut machten.
Zudem mussten wir die Aufbauorganisation des Unternehmens überarbeiten, um den neuen digitalen Prozessen gerecht zu werden. Das Ziel bestand darin, die Effizienz zu steigern, ohne dabei die Flexibilität des Unternehmens zu beeinträchtigen. Hierbei halfen uns regelmäßige Meilensteine und Abstimmungsrunden mit dem Managementteam, um den Fortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass die neuen Prozesse in der Praxis auch langfristig funktionieren würden.
Ergebnis: Nachhaltiger Erfolg und gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit
Nach Abschluss des Projekts konnte das Unternehmen den Generationswechsel erfolgreich umsetzen, ohne dass es zu erheblichen Unterbrechungen im Tagesgeschäft kam. Die Nachfolgeplanung verlief reibungslos, und die neuen, digitalen Arbeitsprozesse ermöglichten es auch weniger qualifizierten Fachkräften, die Anforderungen effizient und auf einem hohen Qualitätsniveau zu erfüllen. Die Umstrukturierung der Unternehmensprozesse und die Einführung neuer Technologien steigerten nicht nur die Effizienz, sondern machten das Unternehmen auch attraktiver für junge Fachkräfte.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Projekt die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens nachhaltig gesteigert hat. Die gezielte Planung und Umsetzung des Generationswechsels sowie die Digitalisierung der Arbeitsprozesse ermöglichten es dem Unternehmen, die Herausforderungen des Fachkräftemangels erfolgreich zu bewältigen und gleichzeitig eine moderne Arbeitsumgebung zu schaffen.
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