Erfolgreiche Standardisierung der Arbeitsabläufe in internationalen Tochtergesellschaften im Maschinenbau

In der Unternehmensberatung begegnen wir oft Projekten, die komplexe Anforderungen mit internationalem Maßstab verbinden. Ein Beispiel dafür ist ein Projekt, das wir für eine deutsche Maschinenbau-Muttergesellschaft durchgeführt haben, deren Ziel es war, die Arbeitsabläufe ihrer weltweit operierenden Tochtergesellschaften zu standardisieren. Mit der Standardisierung der Prozesse und der Einführung eines einheitlichen ERP-Systems wollte das Unternehmen seine globale Effizienz steigern und die Grundlage für weiteres Wachstum legen. In diesem Artikel beschreibe ich die Ausgangslage, die Herausforderungen und die Lösungen, die wir gemeinsam mit dem Kunden entwickelt und erfolgreich umgesetzt haben.

Ausgangslage: Notwendigkeit der Standardisierung bei weltweit verteilten Tochtergesellschaften

Das Unternehmen, ein führender Akteur im Maschinenbau mit Tochtergesellschaften, die weltweit zwischen 50 und 300 Mitarbeiter beschäftigten, sah sich mit dem Problem konfrontiert, dass die Arbeitsabläufe in den verschiedenen Standorten stark voneinander abwichen. Während einige Tochtergesellschaften gut etablierte Prozesse hatten, litten andere unter ineffizienten Abläufen und veralteten Systemen. Diese Inkonsistenzen erschwerten nicht nur die Datenverarbeitung, sondern behinderten auch die Implementierung eines einheitlichen ERP-Systems, das die Muttergesellschaft als nächsten strategischen Schritt plante.

Das Ziel war klar: Alle Tochtergesellschaften sollten standardisierte Arbeitsabläufe einführen, um eine nahtlose Datenmigration und die Implementierung des ERP-Systems zu ermöglichen. Dies bedeutete, nicht nur Prozesse zu vereinheitlichen, sondern auch Stammdaten zu bereinigen und die Belegschaft für den kommenden Wandel zu schulen – und das alles, ohne den laufenden Betrieb zu stören.

Analyse und Vorgehensweise

Unser erster Schritt war eine gründliche Analyse der bestehenden Prozesse in den Tochtergesellschaften. Gemeinsam mit den Key-Usern und dem Managementteam vor Ort bewerteten wir die Stärken und Schwächen der aktuellen Systeme. Dies ermöglichte es uns, maßgeschneiderte Konzepte zur Standardisierung der Arbeitsabläufe zu entwickeln, die auf den spezifischen Bedürfnissen und Strukturen der einzelnen Standorte basierten.

Dabei spielten mehrere Schlüsselaspekte eine Rolle:

1. Erarbeitung der Standardisierungskonzepte: Wir entwickelten einheitliche Prozessmodelle, die in allen Tochtergesellschaften angewendet werden konnten, unabhängig von deren Größe oder Markt. Dies stellte sicher, dass die Arbeitsabläufe nicht nur standardisiert, sondern auch skalierbar waren, um zukünftiges Wachstum zu unterstützen.
2. Datenbereinigung und Datenmigration: Ein weiterer entscheidender Schritt war die Bereinigung der Stammdaten. Inkonsistente und unvollständige Daten stellten eine große Hürde für die Einführung des ERP-Systems dar. Gemeinsam mit den lokalen Teams führten wir eine umfassende Datenbereinigung durch und schufen die Grundlage für eine reibungslose Datenmigration.
3. Umsetzung der Prozessstandardisierung neben dem Tagesgeschäft: Die größte Herausforderung bestand darin, die neuen Prozesse zu implementieren, ohne den laufenden Betrieb zu stören. Dies gelang durch eine enge Zusammenarbeit mit den Key-Usern in den Tochtergesellschaften, die als Bindeglied zwischen den Mitarbeitern und dem Projektteam fungierten. So konnten wir sicherstellen, dass die Standardisierungsmaßnahmen zügig und effizient umgesetzt wurden, während der Betrieb normal weiterlief.

Herausforderungen

Eine der größten Herausforderungen bei diesem Projekt war die Koordination zwischen den verschiedenen Standorten und Abteilungen. Die Tochtergesellschaften hatten unterschiedliche Arbeitskulturen und Ausgangssituationen, was bedeutete, dass die Standardisierung nicht nur technische Anpassungen, sondern auch ein hohes Maß an Change Management erforderte. Besonders wichtig war es, die Mitarbeiter vor Ort von den Vorteilen der neuen Prozesse zu überzeugen und ihre aktive Mitarbeit sicherzustellen.

Ein weiterer Punkt war die Notwendigkeit, den gesamten Prozess parallel zum laufenden Betrieb durchzuführen. Dies erforderte Flexibilität und die Fähigkeit, schnelle Lösungen für unvorhergesehene Probleme zu finden, ohne den Zeitplan zu gefährden.

Lösung: Change Management und Zusammenarbeit als Schlüssel zum Erfolg

Change Management war der entscheidende Faktor für den Erfolg dieses Projekts. Wir legten von Beginn an großen Wert darauf, die Mitarbeiter in den Veränderungsprozess einzubeziehen. Durch regelmäßige Schulungen, Workshops und offene Kommunikationskanäle gelang es uns, die Belegschaft für die neuen Arbeitsabläufe zu sensibilisieren und Ängste vor Veränderungen abzubauen. Besonders die Key-User spielten eine zentrale Rolle, da sie den lokalen Teams als Ansprechpartner und Unterstützer zur Verfügung standen.

Zudem sorgten wir durch regelmäßige Meilenstein-Überprüfungen dafür, dass der Fortschritt des Projekts stets transparent blieb und Anpassungen bei Bedarf vorgenommen wurden. Die enge Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Standorten und Abteilungen war ein weiterer Erfolgsfaktor. Diese führte zu einer stärkeren Integration und Harmonisierung der Prozesse und half dem Unternehmen, eine einheitliche Arbeitsweise auf globaler Ebene zu etablieren.

Ergebnisse: Nachhaltige Prozessoptimierung und erfolgreiche Implementierung

Nach Abschluss des Projekts konnten wir gemeinsam mit dem Unternehmen die folgenden Erfolge verzeichnen:

1. Standardisierung der Arbeitsabläufe: Alle Tochtergesellschaften arbeiteten nun mit den gleichen Prozessen, was nicht nur die Effizienz steigerte, sondern auch die Grundlage für die Einführung des ERP-Systems schuf.
2. Erfolgreiche Datenmigration: Die Bereinigung der Stammdaten und die anschließende Datenmigration verliefen reibungslos und schufen eine solide Basis für das ERP-System.
3. Nachhaltige Optimierung und Wettbewerbsfähigkeit: Das Unternehmen konnte seine internationalen Arbeitsabläufe nachhaltig verbessern und sich besser auf zukünftige Herausforderungen vorbereiten. Die Standardisierung ermöglichte es, das Wachstum von 10 % pro Jahr zu unterstützen, ohne dass dies zu internen Engpässen führte.

Fazit

Dieses Projekt zeigt, wie wichtig eine klare Strategie und ein durchdachtes Change Management sind, wenn es um die Standardisierung von Arbeitsabläufen auf globaler Ebene geht. Die enge Zusammenarbeit zwischen den Tochtergesellschaften, die Einbindung der Mitarbeiter und die flexible Anpassung an lokale Gegebenheiten waren entscheidend für den Erfolg. Durch die Standardisierung der Prozesse und die erfolgreiche Datenmigration konnte das Unternehmen eine solide Grundlage für die weitere Digitalisierung und Internationalisierung schaffen.