In meiner Tätigkeit als Unternehmensberaterin stoße ich immer wieder auf Projekte, die sowohl komplexe technische als auch organisatorische Herausforderungen mit sich bringen. Ein besonders interessantes Projekt, das wir erfolgreich umsetzen konnten, war die internationale ERP-Implementierung für ein US-amerikanisches eCommerce-Unternehmen, das in Zusammenarbeit mit einem deutschen IT-System-Anbieter stand. Die Aufgabe war nicht nur durch die internationalen Gegebenheiten anspruchsvoll, sondern wurde auch durch die Corona-Pandemie und die damit verbundenen Einschränkungen noch komplexer. In diesem Blogartikel möchte ich den Projektverlauf, die spezifischen Herausforderungen und die erreichten Ergebnisse näher beleuchten.
Ausgangslage: US-Kundenunternehmen und deutscher IT-System-Anbieter
Das Projekt begann in einer herausfordernden Ausgangssituation. Unser Kunde, ein eCommerce-Unternehmen mit 120 Mitarbeitern, hatte sich für die Einführung eines neuen ERP-Systems entschieden, um seine Auftragsabwicklung zu optimieren. Der Bedarf an einem gut funktionierenden ERP-System war enorm, da das Unternehmen über verschiedene Internetportale Produkte verkaufte und sehr kurze Lieferzeiten bieten musste. Eine weitere Anforderung war, dass das ERP-System so gestaltet sein sollte, dass es ein geplantes Wachstum von 50 % in der Anzahl der ausgelieferten Waren unterstützen konnte.
Ein zusätzlicher Faktor, der das Projekt erschwerte, war die Corona-Pandemie. Aufgrund der Reisebeschränkungen war es uns nicht möglich, vor Ort zu arbeiten, was in internationalen Projekten normalerweise essentiell ist, um kulturelle und kommunikative Hürden zu überwinden. Trotz dieser Herausforderungen mussten wir sicherstellen, dass die Implementierung termingerecht und effizient durchgeführt wird.
Analyse und Planung: Grundlagen für den Erfolg schaffen
Unser erster Schritt bestand in einer detaillierten Analyse der bestehenden Prozesse sowohl auf Seiten des US-Kunden als auch des deutschen Systemanbieters. Diese Analyse ermöglichte es uns, die Schwächen des bisherigen Systems zu identifizieren und eine klare Roadmap für die ERP-Implementierung zu erstellen. Dabei war es besonders wichtig, dass das System die Auftragsabwicklung aus den verschiedenen Internetportalen effizient und mit möglichst kurzen Bearbeitungszeiten unterstützte.
In enger Zusammenarbeit mit den Key-Usern und dem Managementteam des Unternehmens legten wir die verschiedenen Stufen der Implementierung fest. Die Konzeption, das Scoping und Sizing der einzelnen Projektphasen war von großer Bedeutung, um sicherzustellen, dass das System sowohl kurzfristige Verbesserungen als auch langfristige Skalierungsmöglichkeiten bietet.
Herausforderungen: Pandemie, Reiseverbot und eCommerce-Komplexität
Eine der größten Herausforderungen des Projekts war zweifellos die Pandemie. Normalerweise ist es bei internationalen Projekten unabdingbar, die beteiligten Teams regelmäßig persönlich zusammenzubringen, um Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite stehen. Aufgrund der Reisebeschränkungen war dies jedoch nicht möglich, und wir mussten neue Wege finden, um eine reibungslose Kommunikation sicherzustellen. Hier kamen digitale Tools wie Videokonferenzen und kollaborative Plattformen zum Einsatz, die es uns ermöglichten, trotz der physischen Distanz effektiv zusammenzuarbeiten.
Auch die technische Herausforderung war nicht zu unterschätzen. Im eCommerce sind extrem schnelle Lieferzeiten ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Das ERP-System musste so angepasst werden, dass es eine effiziente Bearbeitung von Aufträgen aus verschiedenen Plattformen ermöglichte – mit möglichst wenig Verzögerungen. Zudem sollte es skalierbar sein, um das geplante Wachstum um 50 % zu unterstützen.
Lösungsansatz: Change Management und Prozessoptimierung
Die Implementierung des ERP-Systems basierte auf einem ganzheitlichen Ansatz, bei dem Change Management eine zentrale Rolle spielte. Durch regelmäßige Schulungen und Workshops sorgten wir dafür, dass die Mitarbeiter des Unternehmens nicht nur die neuen Prozesse verstanden, sondern auch von den Vorteilen überzeugt waren. Dies war besonders wichtig, da das Unternehmen durch das neue System erhebliche Änderungen in seinen Arbeitsabläufen erlebte.
Parallel dazu optimierten wir die bestehenden Prozesse. Die Standardisierung der Abläufe war ein wesentlicher Aspekt, um Effizienzsteigerungen zu erzielen und das Unternehmen auf weiteres Wachstum vorzubereiten. Durch die enge Zusammenarbeit mit den Key-Usern und dem Managementteam konnten wir sicherstellen, dass das neue ERP-System optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt war.
Ergebnisse: Erfolgreiche Implementierung und nachhaltige Prozessverbesserung
Nach neun Monaten intensiver Arbeit, in denen wir eng mit den Teams auf beiden Seiten des Atlantiks zusammenarbeiteten, konnte das ERP-System erfolgreich in Betrieb genommen werden. Trotz der durch die Pandemie bedingten Reisebeschränkungen war es uns gelungen, eine effektive und nachhaltige Lösung zu implementieren.
Die wichtigsten Erfolge des Projekts lassen sich wie folgt zusammenfassen:
- Erfolgreiche Inbetriebnahme trotz Pandemie und Reiseverbot: Durch den Einsatz digitaler Kommunikationsplattformen konnte die ERP-Implementierung ohne Verzögerungen abgeschlossen werden.
- Bewältigung der eCommerce-Herausforderungen: Das ERP-System wurde so angepasst, dass es die komplexe Auftragsabwicklung über verschiedene Internetportale effizient unterstützte, was zu einer deutlichen Verkürzung der Bearbeitungszeiten führte.
- 50 % mehr Auslieferungskapazität: Das neue System war in der Lage, das geplante Wachstum zu unterstützen und das Unternehmen auf die nächste Wachstumsstufe vorzubereiten.
Fazit
Dieses Projekt zeigt, dass auch in Krisenzeiten, wie der Corona-Pandemie, komplexe internationale Implementierungen erfolgreich abgeschlossen werden können. Durch eine flexible und agile Vorgehensweise sowie die enge Zusammenarbeit mit allen Beteiligten konnten wir ein System implementieren, das das Unternehmen nachhaltig stärkt und auf weiteres Wachstum vorbereitet. Es ist ein gutes Beispiel dafür, wie Change Management und Prozessoptimierung zu langfristigem Erfolg führen können.
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